İş dünyasında başarılı olmak için iyi fikirler üretmek kadar bu fikirleri doğru anlarda ve ideal şekilde ifade etmek de önem taşır. Özellikle ekibinizle yapacağınız toplantılarda düşüncelerinizi net şekilde aktarabilmeniz hem görünürlüğünüzü artırır hem de karar alma süreçlerinde etkin rol oynamanıza yardımcı olur. Peki, toplantılarda etkili bir iletişim için hangi becerilere ihtiyaç duyulur? Toplantılarda kendinizi daha iyi ifade edebilmenize yardımcı olacak ipuçlarını sizin için derledik.
Toplantıya Hazırlıklı Gelin
Toplantının konusu ne olursa olsun, hazırlık yapmanız sizi her daim bir adım öne çıkarır. Katılacağınız toplantının gündemini öncesinde inceleyerek katkı sunacağınız fikirleri not alabilirsiniz. Toplantılara hazırlıksız geldiğinizde söz size geldiğinde konudan sapmanız veya konuyu gereksiz yere uzatmanız söz konusu olabilir. Bu durum da ekip içindeki konumunuzu zaman zaman etkileyebilir. Bu sebeple iyi bir hazırlık yaparak söyleyeceklerinizi kısa, net ve etkili hale getirebilirsiniz.
Ana Mesajınızı Belirleyin
Toplantılarda kendinizi en iyi ifade etmenin yollarından biri asıl mesajınızı doğrudan vermektir. Konuşmanıza başlamadan önce kendinize: “Vermek istediğim ana mesaj nedir?” sorusunu yöneltin. Böylece konudan sapmadan net ve odaklı bir anlatım sağlamanız mümkün hale gelecektir. Gereksiz detaylardan kaçınarak mesajınızı mümkün olduğunca sadeleştirmeniz oldukça önemlidir.
Vücut Dilinizle Mesajınızı Destekleyin
Her ortamda olduğu gibi iş dünyasında da iletişim diliniz oldukça önemlidir. Bu sebeple toplantılarda değindiğiniz konular kadar bunları nasıl söylediğiniz de etkilidir. Göz teması kurmak, dik durmak, ellerinizi kontrollü kullanmak iletişim tarzınıza ve duruşunuza güven katacaktır. Monoton bir ses tonu ya da kambur duruşun söyledikleriniz ne kadar değerli olursa olsun mesajınızın etkisini azaltabileceğini unutmamalısınız.
Dinlemeyi Bilin
Toplantılarda sadece konuşmak değil, dinlemek de aktif bir iştir ve en az konuşmak kadar önemlidir. Diğer katılımcıların sözlerini bölmeden dikkatle dinlemeniz hem bir saygı ifadesidir hem de katkı sağlayacağınız noktaları daha iyi yakalamanızı sağlar. Cevap vermek için değil, anlamak için dinlemeniz gerekir.
Zamanı Etkili Kullanın: Kısa ve Öz Konuşun
Toplantılar sınırlı sürelere sahiptir ve bu süre içinde herkesin fikirlerini paylaşması gerekir. Bu nedenle konuşmalarınızı gereksiz yere uzatmaktan kaçınmalısınız. Kısa ama anlamlı cümlelerle kendinizi ifade etmeye çalışmanız önemlidir.
Geri Bildirimlere Açık Olun, Doğrudan Savunmaya Geçmeyin
Toplantılarda doğal olarak fikirlerinize karşı gelen, eleştiren kişiler olacaktır. Fikirlerinizi desteklemek veya bir adım ileri taşımak için de farklı öneriler gelebilir. Bu durumda savunmacı bir tutuma bürünmek yerine, eleştiriyi anlamaya ve değerlendirmeye çalışmalı, önerilen fikirleri de dikkatli bir şekilde dinlemelisiniz. Yapıcı bir duruşla “Bu açıdan düşünmemiştim, teşekkür ederim” gibi bir yaklaşım hem olgunluğunuzu gösterir hem de tartışma ortamını yumuşatır.
“Ben” Dili Yerine “Biz” Dili Kullanın
Ekip çalışmalarının temelinde bireysellikten ziyade birlikte hareket edebilme yetisi yatar. Bu sebeple bireysel ifadeler yerine kolektif bir dil kullanarak hem samimiyet yaratabilir hem de iş birliğini teşvik edebilirsiniz. “Ben şöyle düşündüm” yerine “Şöyle bir çözüm önerebiliriz” gibi ifadeler sizi daha kapsayıcı ve lider bir profil olarak gösterecektir.
Eleştiri Değil, Öneri Sunun
Yapıcı iletişim için sorunları sadece dile getirmeniz yeterli değildir, sorunlardan bahsederken bunları mutlaka çözüm önerileriyle birlikte sunmalısınız. Toplantılarda bir durumu eleştiriyorsanız alternatif öneriler de getirebilmelisiniz. Bu yaklaşım sayesinde yalnızca eleştiren biri konumunda olmayıp ekibin çözüm üreten bir parçası olarak öne çıkabilirsiniz.
Teknik Terimlerde Abartıya Kaçmayın
Alanınızla ilgili teknik bilgilere sahip olmanız değerli, ancak bunu karşı tarafa aktarırken anlaşılır bir dil kullanmanız daha önemlidir. Herkesin anlayacağı bir üslup benimseyerek karşı tarafla aynı zeminde buluşmanız gerekir. Aksi takdirde, anlattıklarınız havada kalabilir. Siz her ne kadar kendinizi iyi ifade ettiğinizi düşünseniz de bu durum karşı tarafa aynı şekilde geçmemiş olabilir.
Konuşmalarınızı Mümkün Olduğunca Kısa Tutun
Söz almak kadar sözü bitirmek de bir sanattır. Ana mesajınızı verdikten sonra konuşmanızı net bir cümleyle toparlamaya özen gösterin. Konuşmanızı gereğinden daha fazla uzattığınızda karşı tarafın ilgisini dağıtabilirsiniz, bu durum da sizi çözümden uzaklaştıracaktır.
Siz de iş dünyasında başarılı olmak istiyorsanız ekibinizle fikir alışverişine odaklanan toplantılarınızda kendinizi doğru şekilde ifade etmek için çaba göstermelisiniz. Değindiğimiz ipuçlarından yararlanarak kendinizi bu konuda geliştirebilir, toplantılarda daha görünür, anlaşılır ve etkili bir iletişim tarzı benimseyebilirsiniz. Bu sayede sadece fikirlerinizi daha net aktarmaz, aynı zamanda ekip içindeki güvenilirliğinizi ve liderlik potansiyelinizi de güçlendirirsiniz.
